Complaints policy

Complaints policy Stichting Ark

  1. Objective
    The objective of Stichting Ark’s complaints policy is to handle complaints from stakeholders (such as clients, volunteers, employees or third parties) in a careful and transparent manner, thus contributing to quality improvement.
  2. Definition of a complaint
    A complaint is an expression of dissatisfaction with the actions or omissions of Stichting Ark or persons acting on its behalf.
  3. Submitting a complaint
    • Complaints may be submitted in writing, by e-mail or orally to the management of Stichting Ark
    • Preferably within 30 days of the incident.
    • Contact details:
  4. Handling of the complaint
    • Within 5 working days, the complainant will receive an acknowledgement of receipt.
    • The complaint will be investigated by an independent board member or a designated complaints officer.
    • Within 4 weeks, the complainant will receive a written answer.
  5. Confidentiality
    All complaints are treated with strict confidentiality. Only those directly involved will have access to the information.
  6. Member of Klachtenportaal Zorg
    Stichting Ark is a member of Klachtenportaal Zorg, a recognised external complaints committee. If a complaint is not dealt with satisfactorily internally, the complainant may turn to Klachtenportaal Zorg for independent mediation or assessment.

    Contact details Klachtenportaal Zorg:
    Website: www.klachtenportaalzorg.nl
    E-mail: info@klachtenportaalzorg.nl
    Telephone: 0228 – 322 205

  7. Registration and evaluation
    All complaints are registered. An analysis is made annually to identify areas for improvement.

Klachtenbeleid Stichting Ark

  1. Doelstelling
    Het klachtenbeleid van Stichting Ark is bedoeld om klachten van betrokkenen (zoals cliënten, vrijwilligers, medewerkers of derden) op een zorgvuldige en transparante wijze te behandelen, en zo bij te dragen aan kwaliteitsverbetering.
  2. Definitie van een klacht
    Een klacht is een uiting van ontevredenheid over het handelen of nalaten van Stichting Ark of personen die namens de stichting optreden.
  3. Indienen van een klacht
    • Klachten kunnen schriftelijk, per e-mail of mondeling worden ingediend bij de directie van Stichting Ark
    • Bij voorkeur binnen 30 dagen na het voorval.
    • Contactgegevens:
  4. Behandeling van de klacht
    • Binnen 5 werkdagen ontvangt de klager een ontvangstbevestiging.
    • De klacht wordt onderzocht door een onafhankelijk bestuurslid of een aangewezen klachtenfunctionaris.
    • Binnen 4 weken ontvangt de klager een schriftelijk antwoord.
  5. Vertrouwelijkheid
    Alle klachten worden strikt vertrouwelijk behandeld. Alleen direct betrokkenen krijgen toegang tot de informatie.
  6. Lid van Klachtenportaal Zorg
    Stichting Ark is aangesloten bij Klachtenportaal Zorg, een erkende externe klachtencommissie. Indien een klacht intern niet naar tevredenheid is afgehandeld, kan de klager zich wenden tot Klachtenportaal Zorg voor onafhankelijke bemiddeling of beoordeling.

    Contactgegevens Klachtenportaal Zorg:
    Website: www.klachtenportaalzorg.nl
    E-mail: info@klachtenportaalzorg.nl
    Telefoon: 0228 – 322 205

  7. Registratie en evaluatie
    Alle klachten worden geregistreerd. Jaarlijks wordt een analyse gemaakt om verbeterpunten te signaleren.